Workflows
Ver, configurar y administrar Workflows.
Llegar aquí
Se accede a este módulo desde el menú de navegación lateral en el elemento de menú Workflows.
Workflows es un generador de flujo de trabajo visual que se utiliza para automatizar procesos. Los flujos de trabajo (Workflows) son lo suficientemente flexibles como para incorporar elementos como datos de contacto para crear automatización, como mensajería automatizada, asignación automática y más. Un flujo de trabajo consta de un disparador y uno o más pasos.
Módulo de Workflows
La página principal de Workflows es una página de listado. Proporciona una descripción general de los Workflows en su espacio.
A continuación se muestran las acciones que se pueden realizar en Workflows:
Creación de un Workflows
Guardar un Workflows
Publicación de un Workflows
Detener un Workflows
Edición de un Workflows
Creación de un Workflows
Para crear un Workflows:
Navegue a la página principal de Workflows
Haga clic en agregar Workflows
Asigne un nombre al Workflows
Haz clic en Crear
Una vez que se haya creado el Workflows, se abrirá en Workflows Builder. Comience a crear el Workflows seleccionando un disparador (Trigger).
Guardar un Workflows
Se puede guardar un Workflows haciendo clic en el botón GUARDAR en la barra superior del Workflows Builder.
Resolución de errores de Workflows
Si un paso en Workflows está configurado incorrectamente, aparecerá el signo ⚠ en la barra superior. Pase el cursor sobre el icono para ver qué pasos tienen errores de configuración. Haga clic en el paso en la lista desplegable para identificarlo en el Workflows Builder y abra su configuración en el cajón de configuración.
Publicación de un Workflows
Para iniciar un Workflows, debe publicarlo. Un flujo de trabajo se puede publicar desde dos lugares:
Desde el menú de acciones en la página de listado de Workflows.
Con el botón publicar dentro del Workflows Builder.
Una vez que se publique el Workflows, se ejecutará. Cualquier contacto que cumpla con los criterios de activación ingresará al Workflows. Para editar un Workflows publicado, debe detener el Workflows.
Detener un Workflows
Un Workflows se puede detener desde dos lugares:
Desde el menú acciones en la página de listado de Workflows.
Con el botón DETENER dentro del Workflows Builder.
Una vez que se detiene un Workflows, se puede editar.
Edición de un Workflows
La edición tiene lugar en Workflows Builder. En el menú de acciones en la página de lista de Workflows, haga clic en abrir en Builder. Una vez dentro de Workflows Builder, puede editar el Workflows.
Listado de módulos de Workflows
Columnas de Workflows
Cada Workflows tendrá la siguiente información asociada en sus columnas.
Estado de Workflows
El Estado del Workflows se utiliza para determinar si el Workflows se está ejecutando actualmente. Hay tres estados posibles:
Borrador: Un Workflows que nunca ha sido publicado.
Publicado: Un Workflows que está implementado actualmente.
Detenido: Un Workflows publicado anteriormente que se ha detenido.
Otras Columnas
Cada Workflows tiene columnas adicionales detalladas a continuación.
Nombre
Publicado por última vez
Última publicación
Creado por
Fecha de creación
Muestra el nombre y la descripción.
Muestra el último usuario que lo publicó.
Muestra la última fecha publicada
Muestra el usuario que lo creó.
Muestra la fecha en que fue creado
Menú de Acciones
La última columna de la fila de Workflows contiene el menú de acciones. Aquí se pueden realizar las siguientes acciones:
Publicar un Workflows
Detener un Workflows
Editar Nombre/Descripción
Abrir en el Builder
Clonar
Borrar
Solo se muestra cuando el Workflows está en Borrador o Detenido
Solo se muestra cuando el Workflows está Publicado
Permite la edición del nombre y la descripción del Workflows
Abre el Workflows en el Builder
Crea un duplicado del Workflows en el Estado de Borrador
Borra el Workflows
Workflows Builder
Para abrir Workflows Builder, debe crear un Workflows o editar un Workflows. Workflows Builder es un editor visual donde se pueden agregar, eliminar y configurar pasos. Consta de cuatro secciones principales:
Barra superior
Herramienta de asistencia
Lienzo
Cajón de configuración
La barra superior se usa para administrar elementos clave del Workflows, como su nombre, descripción, errores en la configuración y el estado de los pasos. Los elementos de la barra superior son los siguientes.
Nombre
Indicador de Error
Botón de Guardar
Botón de estado
Muestra el nombre y permite editar el nombre o la descripción
Indica un error de configuración de pasos
Permite guardar el Workflows
Permite publicar o detener Workflows
Herramientas de asistencia
Las herramientas de asistencia están diseñadas para ayudarlo a navegar por el lienzo. Incluye 4 herramientas:
Zoom In
Zoom Out
De vuelta a 100% Zoom
Sostener y arrastrar lienzo
Lienzo
El Lienzo es la interfaz de arrastrar y soltar que proporciona una descripción general del Workflows. Permite al usuario observar la lógica y la secuencia del viaje de un contacto durante un evento. Aquí tienen lugar acciones como crear nuevos pasos, arrastrar o soltar pasos y conectar pasos.
Cajón de configuración
Para configurar un Trigger o Step, haga clic en el bloque Trigger o Step para abrir su cajón de configuración. Las acciones posibles en el cajón de configuración incluyen: Editar el nombre del paso, Definir la acción del evento o paso desencadenante y Eliminar el paso.
Preguntas frecuentes ¿Qué pasará con mis contactos si detengo un flujo de trabajo publicado?
Si se detiene un Workflows, todos los contactos inscritos se expulsarán inmediatamente del Workflows. No se volverán a inscribir en el flujo de trabajo si se vuelve a publicar.
¿Por qué mi Workflows finalizó antes de completarse?
Un Workflows puede finalizar prematuramente por los siguientes motivos:
El Workflows se detuvo, Si se detiene un Workflows, todos los contactos inscritos se expulsarán inmediatamente del Workflows..
El Contacto cayó bajo la Rama Fallida y no hubo flujo a continuación. Los contactos pueden caer en una rama fallida si brindan respuestas no válidas o no cumplen con las condiciones especificadas. Si no hay pasos configurados en la rama fallida, el Workflows finalizará. Es recomendable configurar pasos bajo la Rama Fallida para que los Contactos puedan continuar su viaje si aterrizan aquí.
Hacer una pregunta - Tiempo de Espera. El paso “Hacer una Pregunta” tiene un tiempo de espera predeterminado de 7 días. Si los contactos no responden dentro del período de tiempo de espera predeterminado o definido, el Workflows finalizará. Es recomendable crear una Rama de Tiempo de espera y agregar Pasos para que los Contactos continúen su viaje en caso de tiempo de espera. Lea más sobre el paso “Hacer una Pregunta” aquí.
Asignar a - Tiempo de espera El paso “Asignar a” tiene un período de tiempo de espera predeterminado de 7 días. Si no se puede encontrar un asignado que cumpla con la lógica de asignación dentro del período de tiempo de espera predeterminado o definido, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable crear una Rama de Tiempo de espera y agregar Pasos para que los Contactos continúen su viaje en caso de tiempo de espera. Obtenga más información sobre el paso Asignar a aquí.
Condición de rama - Los contactos Else que no cumplan con las condiciones requeridas de una rama se incluirán en la rama Else. Si no se configuran pasos en esta rama, el Workflows finalizará. Es recomendable configurar Pasos en la rama Else para que los Contactos puedan continuar su viaje si aterrizan aquí. Lea más sobre los pasos de ramificación aquí.
Enviar un mensaje - Error. Si un mensaje no se envía por algún motivo (p. ej., ventana de mensajería cerrada, problemas de conexión de red), el contacto saldrá del Workflows.
Si cierro manualmente una conversación en curso con un contacto inscrito en la plataforma, ¿finalizará el Workflows?
No, el Workflows continuará incluso si la conversación se cierra manualmente en la plataforma. El Workflows sólo finalizará si la conversación se cierra en el módulo de Workflows.
¿Puede un contacto volver a ingresar al mismo Workflows en el que está actualmente inscrito?
Un contacto no puede volver a ingresar a un Workflows en el que está inscrito actualmente. El contacto debe salir del Workflows y cumplir con los criterios para el evento desencadenante nuevamente para repetir o volver a ingresar a un Workflows.
¿Qué sucede si un contacto activa más de un Workflows al mismo tiempo?
Ambos Workflows se ejecutarán simultáneamente.
¿Por qué el campo de contacto no guarda las respuestas en el paso “Hacer una pregunta”?
Las respuestas no válidas, como las respuestas en formato incorrecto, no se pueden guardar. Especifique claramente un formato de respuesta cuando haga una pregunta para evitar este escenario. Consulte aquí el formato correcto de cada tipo de respuesta.
Actualicé un valor de campo de contacto, pero el valor anterior todavía se está aplicando. ¿Por qué Workflows no aplica el valor actualizado?
Toda la información de contacto se almacenará en caché o se almacenará durante tres (3) minutos una vez que se active el flujo de trabajo para permitir un acceso más rápido a los datos. Si un campo de contacto se actualiza de forma manual o programática mientras el contacto aún se encuentra en un recorrido de Workflows, la información tardará hasta tres (3) minutos en reflejarse en el Workflows. Hasta entonces, se mostrará el valor anterior.
Si agrego un paso de “Hacer una pregunta” después de que se haya cerrado una conversación (p. ej., el paso Cerrar conversación o el disparador de Conversación cerrada), ¿se reabrirá la conversación si el contacto responde?
No, un contacto no reabrirá la conversación respondiendo al paso "Hacer una pregunta".
¿Qué sucede si no hay nadie en un equipo “Asignar a”?
El contacto no se asignará y pasará al siguiente paso. Si no hay un paso siguiente, el Workflows finalizará.
¿Por qué no se guarda la respuesta del contacto en el campo de contacto que he seleccionado?
Podría deberse a que el campo de contacto elegido en la configuración “Guardar respuesta” no coincide con el tipo de pregunta. Asegúrese de seleccionar el campo de contacto correcto para el tipo de pregunta al guardar una respuesta. Por ejemplo, si el tipo de pregunta es una fecha, la respuesta no se puede guardar como un campo de contacto diferente, como la dirección de correo electrónico o el número de teléfono.
Disparadores (Triggers)
Disparadores de Workflow
Un Disparador es un evento que iniciará un Workflow. Cada Workflow debe comenzar con un Disparador y solo puede tener un Disparador. Todos los Disparadores están definidos por condiciones. Un activador solo se activará e iniciará un Workflows cuando se cumplan todas las condiciones.
Comience a crear su Workflow seleccionando el Disparador y configúrelo en consecuencia.
Aquí está la lista de Disparadores disponibles:
Disparador
Conversación abierta
Conversación cerrada
Etiqueta de contacto actualizada
Campo de contacto actualizado
Descripción
Se activa cuando se abre una conversación con el contacto
Se activa cuando se cierra una conversación con el contacto
Se activa cuando se agrega o elimina una etiqueta específica del contacto
Se activa cuando el campo de contacto especificado se actualiza o edita
Después de que se haya especificado el disparador, pase a la configuración del paso. Elija cualquiera de los pasos disponibles.
Ajustes avanzados
Cada configuración de disparador tiene un interruptor de configuración avanzada en la parte inferior que especifica la Activación una vez por contacto. Esto impide que los contactos repitan este flujo de trabajo, por lo que solo pueden pasar por el recorrido del flujo de trabajo una sola vez.
Cuando el conmutador está ACTIVADO, el Workflow no se activará para ningún contacto que se haya inscrito en este Workflow antes, incluso si la condición estaba desactivada cuando sucedió.
Configuración de Disparador (Trigger)
Cada Workflow debe comenzar con un Disparador y solo puede tener un único Disparador. Cuando se cumplan las condiciones de activación, el Workflow se llevará a cabo de forma secuencial en el Contacto de activación.
Disparador: Conversación abierta
Inicia el Workflow cuando se abre una conversación con el contacto y se cumplen todas las condiciones del Disparador.
Configuración
La condición de activación para este Workflow se limita a la fuente, que identifica cómo se abrió la conversación. Hay tres fuentes posibles aquí:
fuente
Usuario
Workflow
Contacto
Descripción
La conversación es abierta por el Usuario
La conversación se abre con un paso de Workflow
La conversación es abierta por el contacto.
Para cada fuente, se permite un máximo de 10 condiciones con operadores lógicos Y u O. Cada condición debe tener su propia fuente, un operador y un valor.
Disparador: Conversación Cerrada
Inicia el Workflow cuando se cierra una conversación con el contacto y se cumplen todas las condiciones de activación.
Configuración
Hay dos posibles condiciones de activación para las Conversaciones Cerradas: Origen, que identifica quién cerró la Conversación, y Categoría, que identifica la clasificación de la Conversación.
Hay cuatro fuentes que activarán este Workflow si cierran una conversación: fuente
Usuario
Workflow
Bot
Descripción
La conversación es cerrada por el usuario
La conversación se cierra con un paso de Workflow
la conversación es cerrada por el bot
Este Workflow también se activará si se cierran conversaciones relacionadas con categorías específicas. Estas Categorías se determinan en la sección de Notas de Cierre de la plataforma. En Workflows, aparecerán como opciones en el menú desplegable de valores.
Para cada fuente y categoría, se permite un máximo de 10 condiciones con operadores lógicos Y u O. Cada condición debe tener su propia fuente, un operador y un valor.
Disparador: Etiqueta de contacto actualizada
Inicia el Workflow cuando se agregan o eliminan etiquetas específicas de un contacto.
Configuración
Para configurar este Workflow, seleccione una acción que actuará como disparador. Las opciones son cuando se agrega una etiqueta a un contacto o cuando se elimina una etiqueta del contacto.
A continuación, seleccione la(s) etiqueta(s) que serán la(s) condición(es) que se cumplirán para el inicio del Workflow.
Disparador: Campo de contacto actualizado
Inicia el Workflow cuando se actualiza un campo de contacto específico.
Configuración
Cualquier contacto o campo personalizado se puede configurar como Disparador para este Workflow. Seleccione el campo de contacto que actuará como condición para este Disparador. Cualquier actualización de este campo iniciará el Workflow.
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